CONCEPTUALIZACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Recopilado por: I.A. Octavio E Trujillo
1. APROXIMACIÓN A UNA DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Etimológicamente, administrar, "del latín administrare", quiere decir: SERVIR. En este sentido administrar puede interpretarse como la acción de cuidar de los bienes de otro. Administrar quiere decir también regir, gobernar. En este sentido, administrar es dirigir los destinos de una comunidad, de tal manera que se alcancen los fines de la misma. Estas definiciones etimológicas se ajustan a las primeras concepciones sobre administración, cuando esta actividad se confundía con las funciones políticas, gubernamentales y religiosas.
Con el desarrollo económico y social de los pueblos, y especialmente bajo el influjo de la Revolución Industrial, el término Administración ha evolucionado de tal manera que hoy se consideran sus equivalentes, palabras como:
• Dirección
• Gestión
• Gerencia
2. DEFINICIONES
Entre las definiciones más usuales, que se encuentran en la vasta bibliografía de los autores contemporáneos, pueden citarse las siguientes:
a) George R. Terry1, remitiéndose a Henri Fayol, define la administración como " un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección, ejecución y control", que se efectúa para determinar y lograr los objetivos, mediante el empleo de personas y recursos de diversa índole.
b) Hay quien define la administración como acción humana, racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos.2
c) La administración es el medio por el cual pueden ser racionalmente organizados y extendidos al conjunto de cuerpo social, los cambios sociales, tecnológicos y políticos
d) La administración para el profesor Fritz Morstein Marx es: "Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad objetiva. Es el orden sistemático de acciones y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito, previendo los obstáculos que pueden surgir en el logro del mismo. Es la acción de dirección y supervisión de! trabajo y del uso adecuado de materiales y elementos para realizar el fin propuesto con el más bajo costo de energía, tiempo y dinero".
e) Para Luter Gulick, la administración es aquella actividad encaminada a hacer que las cosas se hagan de acuerdo con ciertos objetivos.
Es un sistema de conocimientos, por medio del cual los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de cualquier situación, en que se organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos comunes.
3. PREMISA
La ciencia administrativa se ocupa de la:
Organización racional del trabajo
Partiendo de esta premisa y aceptando que desde el comienzo de la humanidad el hombre ha tenido que desarrollar una actividad (trabajo) para satisfacer sus necesidades de todo orden (materiales, culturales, sociales, espirituales); sé comprenderá por qué la organización racional del trabajo, objeto de la ciencia administrativa, toma tanta importancia, a medida que aumenta la población y que crecen las demandas de productos, bienes y servicios, para poder satisfacer necesidades también crecientes.
No pudiendo el hombre satisfacer por sí mismo, individualmente, todas sus necesidades, se asocia en familias, tribus, clanes, gremios, estados, empresas, originando una variada tipología organizacional que tiene por fin racionalizar las actividades (trabajo), que la comunidad requiere, para obtener resultados en forma de bienes y servicios para su subsistencia, supervivencia, bienestar humano y permanencia en el tiempo.
En este sentido las actividades humanas se concretan en funciones administrativas que se ejecutan a través de procesos denominados:
• Planificación
• Organización
• Dirección
• Coordinación
• Control
Estas funciones se cumplen en la organización racional del trabajo. Cada función en sí misma, su característica tecnológica, la forma y modalidad como se cumple y el ámbito que abarca, obedece a unos principios, reglas y técnicas que han de aplicarse para lograr resultados satisfactorios, en la solución de problemas y necesidades humanas.
4. ¿Cuál es el método que se utiliza en la ciencia administrativa?
La ciencia administrativa, como toda ciencia, se instrumenta del método científico para llegar a conclusiones válidas.
A estas conclusiones denominadas postulados o principios administrativos, se ha llegado luego de superar las fases que comprende el método científico y que en síntesis son:
• Identificación del problema
• Observación, experimentación y formulación de la hipótesis
• Prueba de la hipótesis
• Formulación de la ley o teoría
Dichas fases no se desarrollan en estricto orden sino de modo flexible acorde con el problema que se investiga
5. OBJETIVOS Y PROPOSITOS
En la civilización actual, en la cual el esfuerzo cooperativo del hombre da sentido a nuestra sociedad, no podemos ignorar la enorme importancia del quehacer administrativo.
El elemento fundamental de este quehacer está constituido por la actividad humana: hombres que trabajan con otros hombres para lograr objetivos comunes.
Pero la responsabilidad coordinadora, en esta consecución de metas, está centrada en la capacidad de las personas que ejercen la función administrativa. ¿Qué haríamos con suficiencia de recursos humanos, avances tecnológicos y desarrollo de conocimientos e investigaciones, si la calidad de la administración aplicada a las organizaciones no es efectiva? No llegaríamos a ninguna parte.
Compete, entonces, a la administración como llave de respuesta efectiva a la problemática de las organizaciones, un papel protagónico en la solución de los conflictos del mundo contemporáneo; conflictos que, sin duda, lo que reclaman con urgencia es una capacidad administradora, de la tecnología existente y de los recursos disponibles y potenciales.
Acabemos con el mito de subdesarrollo y entendamos, de una vez por todas, que nuestro problema es un problema de subadministración de recursos.
La administración es y ha sido la base y el progreso de las naciones adelantadas, y por eso ha sido llamada" La ciencia motora del desarrollo"; La importancia de la administración radica también en el hecho de que en ella se sintetizan y concluyen otras ciencias, que buscan proveer al hombre y a la sociedad de los elementos necesarios para realizar eficientemente su destino. La acción administrativa hace posible que el hombre se beneficie de las demás ciencias y técnicas, en la formulación de objetivos económicos, sociales y políticos. Es, mediante el perfeccionamiento, difusión y aplicación de la teoría y técnicas administrativas, como se mejora la calidad de vida humana, porque ella hace posible la aplicación de políticas, la realización de objetivos sociales, y el aprovechamiento de recursos y medios para el desarrollo del hombre.
La administración es el agente de transformación por excelencia. Su repercusión en la sociedad es única. La mayoría de los cambios sociales, económicos, financieros, culturales y tecnológicos, se deben a la administración, y a que ella es un medio de procesar el cambio.
El universo empresarial, en el cual se incluye el Estado como la más grande y compleja empresa, funciona debido a la actividad administrativa y ninguna empresa, ni pública ni privada, puede existir o prosperar si la función administrativa está ausente. Es decir, no tendría posibilidad de ser. La obtención de objetivos empresariales tales como los económicos, políticos, sociales, descansan en la función administrativa. Serán más o menos satisfactorios, según sea más o menos eficiente el proceso administrativo y la competencia de quienes lo ejecutan.
La administración de hoy se enfrenta a un triple desafío:
• Promover el desarrollo económico y social.
• Mejorar las normas de convivencia social.
• Mejorar la organización y el manejo de las instituciones políticas.
A este desafío debe responder la Administración, a la cual corresponde no sólo interiorizarse en sus procesos para depurarlos, sino mirar hacia las demás opciones científicas y técnicas para instrumentarse y apoyarse en ellas, o para canalizar las posibilidades que brinden, e integrarlas en el proceso administrativo total.
La Administración es una especie de ciencia síntesis, catalizadora de las llamadas ciencias de la dinámica social, que no se limita a conceptos y postulados teóricos, sino que se extiende efectivamente al conglomerado humano mediante la adecuada aplicación de sus procesos y sus normas. Es así como la dirección de las empresas determina en gran parte el cambio que la sociedad va a realizar, y los administradores, desde un jefe de estado hasta los directores de empresas, hacen posible la aplicación de las políticas, para lograr la estabilidad y el bienestar del conglomerado social.
6. ¿QUE ENTENDEMOS HOY POR FUNCIONES Y PRINCIPIOS?
Veamos la siguiente síntesis:
Al comienzo de esta lectura se concluyó que la administración se ocupa de la organización racional del trabajo. Dicha organización racional del trabajo se alcanza mediante la ejecución de las siguientes funciones:
Planear: O sea la acción de fijar objetivos, calcular recursos y medios para lograrlos, y establecer los métodos y procedimientos para la acción.
Organizar: O sea la acción de establecer una estructura de puestos y responsabilidades que surge de la división del trabajo, entre quienes integran el grupo organizacional. Esto es, ejercer la autoridad, coordinar las acciones y motivar a quienes trabajan e interactúan en la organización.
Dirigir: O sea la tarea de tomar decisiones, expedir órdenes e instruir adecuadamente sobre la forma de llevarlas a cabo.
Coordinar: O sea la función de interrelacionar todas las partes del trabajo y de sus procesos.
Controlar: O sea la acción de vigilar que los procesos y actividades se desarrollen conforme a las decisiones, a las normas y a los métodos previstos. En cuanto a los principios, sabemos que éstos son enunciados y postulados que hoy conocemos como legado, principalmente de FREDERICK W. TAYLOR, HENRI FAYOL y de autores posteriores a éstos, quienes con sus investigaciones y estudios han dado origen a nuevos enfoques, técnicas, herramientas, doctrinas y escuelas administrativas; que serán tratados más adelante en el capítulo cuatro de este modulo.
7. Áreas Funcionales de la Empresa
Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo.
Área de Dirección General de la empresa
Área de Administración
Área de Mercadeo y Ventas
Área de Producción
Área Contable y Financiera.
Área de Dirección General de la Empresa:
Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia dónde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.
Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan más tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.
Área de Administración y Operaciones:
Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.
Área Contable y Financiera
Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora.
Área de Mercadeo y Ventas:
En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio.
Más información de mercadeo
Plan de mercadeo
Estudio de mercado
Mercado Meta
Segmentación de mercado
Análisis del ciclo de vida del producto
Técnicas de ventas
Diseño de Productos
Área de Producción.
En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es más apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo el área deadministración y operaciones.
Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa
8. LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
El administrador es el responsable del desempeño de una o más personas de la organización.El administrador obtiene resultados a través de la organización y de las personas que trabajan en ella. Por consiguiente planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla los recursos materiales, financieros, informáticos y tecnológicos para conseguir determinados objetivos. El administrador cumple las tareas gracias a las personas. El administrador asume toda la responsabilidad de ayudar a lograr un buen desempeño. El administrador imprime dirección y rumbo a su organización, lidera y decide cómo se deben disponer y emplear los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa
1. Definición de objetivos y de políticas empresariales
2. Planificación y programación
3. Concepción y desarrollo de la organización
5. Financiamiento de la empresa
6. Dirección y administración de personal
7. Información y comunicación
8. Compilación y análisis de la información
9. Ajuste y mejoramiento del programa de operaciones y del plan de objetivos
10. Atención de las relaciones externas
11. Dirección de la empresa
9. RELACION DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS
Tal vez la administración, por ser una de las ciencias más recientes, ha logrado su status de ciencia gracias a los aportes de tantas otras disciplinas científicas que, como las matemáticas, la psicología, la sociología, la antropología, le han entregado instrumentos válidos para abrirse camino y poder precisar su objeto de estudio y su método.
Las ciencias no nacen ni evolucionan solas. Su desarrollo está supeditado al auxilio que reciben de ciencias mayores, cuyo bagaje las ayuda a buscar su propia identidad.
En el caso de la administración, que desde siempre se vislumbró como una actividad inherente al desenvolvimiento humano y que sólo hasta el siglo pasado logró situarse en un contexto científico, se debe mucho a otras ciencias.
Las relaciones de la administración con otras ciencias pueden mirarse desde varios puntos de vista:
- Las ciencias que la nutren, como son la filosofía, la sociología, la psicología, la política.
- Las ciencias que le sirven de instrumento, tales como las matemáticas, la estadística, la contabilidad, la informática, la cibernética, la economía.
- Las ciencias que le sirven de marco referencia!, por ser ciencias dentro de cuyos contextos funciona el proceso administrativo, corno la historia, el derecho, la geografía, la antropología, la política.
Es tan amplio el campo de acción de la administración, que sus nexos con otras ciencias no se agotan en la clasificación anterior. Seguramente, ciencias que no se mencionaron allí, pueden, ocasionalmente, servirle de herramienta o de contexto.
El administrador es el responsable del desempeño de una o más personas de la organización.El administrador obtiene resultados a través de la organización y de las personas que trabajan en ella. Por consiguiente planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla los recursos materiales, financieros, informáticos y tecnológicos para conseguir determinados objetivos. El administrador cumple las tareas gracias a las personas. El administrador asume toda la responsabilidad de ayudar a lograr un buen desempeño. El administrador imprime dirección y rumbo a su organización, lidera y decide cómo se deben disponer y emplear los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa
1. Definición de objetivos y de políticas empresariales
2. Planificación y programación
3. Concepción y desarrollo de la organización
5. Financiamiento de la empresa
6. Dirección y administración de personal
7. Información y comunicación
8. Compilación y análisis de la información
9. Ajuste y mejoramiento del programa de operaciones y del plan de objetivos
10. Atención de las relaciones externas
11. Dirección de la empresa
9. RELACION DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS
Tal vez la administración, por ser una de las ciencias más recientes, ha logrado su status de ciencia gracias a los aportes de tantas otras disciplinas científicas que, como las matemáticas, la psicología, la sociología, la antropología, le han entregado instrumentos válidos para abrirse camino y poder precisar su objeto de estudio y su método.
Las ciencias no nacen ni evolucionan solas. Su desarrollo está supeditado al auxilio que reciben de ciencias mayores, cuyo bagaje las ayuda a buscar su propia identidad.
En el caso de la administración, que desde siempre se vislumbró como una actividad inherente al desenvolvimiento humano y que sólo hasta el siglo pasado logró situarse en un contexto científico, se debe mucho a otras ciencias.
Las relaciones de la administración con otras ciencias pueden mirarse desde varios puntos de vista:
- Las ciencias que la nutren, como son la filosofía, la sociología, la psicología, la política.
- Las ciencias que le sirven de instrumento, tales como las matemáticas, la estadística, la contabilidad, la informática, la cibernética, la economía.
- Las ciencias que le sirven de marco referencia!, por ser ciencias dentro de cuyos contextos funciona el proceso administrativo, corno la historia, el derecho, la geografía, la antropología, la política.
Es tan amplio el campo de acción de la administración, que sus nexos con otras ciencias no se agotan en la clasificación anterior. Seguramente, ciencias que no se mencionaron allí, pueden, ocasionalmente, servirle de herramienta o de contexto.
10. EMPRESA
¿Qué es una empresa? Definición por varios autores: Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos. Según el Código de Comercio, Art. 25: “Se entenderá como empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”. Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.¿Cuáles son los recursos básicos de la empresa? · Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, vehículos, inventarios, etc.
· Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionará · Talento Humano: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento más importante dentro de la organización. · Técnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, técnicas de producción, técnicas de evaluación del desempeño, etc
GLOSARIO
· Productividad: Capacidad del administrador de sacarle el máximo provecho a la empresa, aprovechando al máximo el potencial de producción, mediante adecuada tecnología, mejorando y evaluando los indicadores de productividad mediante el uso de registros (producción por hora, contabilidad, inventarios), que permitan identificar los costos y atacarlos a tiempo para evitar pérdidas e incrementando la calidad. Procurar que cada unidad producida consuma los recursos y materia prima estrictamente necesarios y obtener así un costo mínimo, competitivo, que represente rentabilidad y permanencia de su negocio en el tiempo. · Eficacia: relacionada con los fines y propósitos, es el grado en que la administración consigue sus objetivos. Es la medida del resultado de la tarea o del objetivo establecido.· Eficiencia: Es hacer las cosas bien y de manera correcta, es una medida de la proporción de los recursos utilizados para alcanzar los objetivos. La administración puede alcanzar un objetivo con el mínimo de recursos. Es la relación entre los recursos aplicados y el producto final obtenido, es decir, razón entre esfuerzo y resultado, entre costo y beneficio.
BIBLIOGRAFIA
Definiciones de administración,
http://www.ses3.sep.gob.mx/cgibin/ glosario/glsr1.pl?busca=A.
Introducción y definiciones de administración,
http://www.monografias.com/trabajos19/introduccion-aadministracion.shtm/
Principales teorías administrativas y sus enfoques,
http://html.rincondelvago.com/administracion_5.html
Introducción a la administración, http://www.itchihuahuaii.edu.mx/
http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/ADMON.HTM
1. GEORGE, FERRY. “Principios de Administración”, Novena edición. Pag 20. Edit. Continental S.A. México 1978
2. SIMON HERBERT A. “Administrative Behavior”
1. GEORGE, FERRY. “Principios de Administración”, Novena edición. Pag 20. Edit. Continental S.A. México 1978
2. SIMON HERBERT A. “Administrative Behavior”
Lectura complementaria 1.
LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible, para ello ha utilizado la administración.
Para comprender la administración es necesario hacer una breve reseña histórica de sus etapas en las cuales ha contribuido al desarrollo de la humanidad.
Época primitiva: los miembros de la tribu trabajaban en actividades de caza, pesca y recolección. Los jefes de familia ejercían la autoridad para tomar las decisiones y los hombres trabajaban en grupo.
Época esclavista: la administración se caracterizo por una estricta supervisión del trabajo y al castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba en cualquier actividad de fuerza.
Época feudal: régimen de servidumbre, el señor feudal ejercía la administración sobre el feudo en su criterio de hacer producir al siervo. Al finalizar la época un gran número de siervos se convirtieron en trabajadores independientes creando talleres artesanales.
Época industrial: se caracteriza por la aparición de diversos inventos, entre ellos la máquina de vapor. Desparecieron los talleres artesanales y se dio ingreso a la gran industria, donde el industrial era el dueño de los medios de producción y el trabajador vendía su fuerza laboral. Se dio la explotación inhumana con horarios excesivos, ambientes insalubres, trabajos peligrosos, etc. Aparecen los especialistas en administración que manejaban todos los problemas de las industrias.
Época actual: gran desarrollo tecnológico industrial y consolidación de la administración, como la ciencia y el arte de planear, organizar, dirigir, evaluar y retroalimentar. Se piensa en la optimización de los recursos y en la simplificaron del trabajo. Los computadores son el soporte de las decisiones y de los planes. Toma fuerza la valoración del recurso o talento humano como el mayor capital en la organización. El Internet y sus derivados revolucionan los negocios y se crea una competencia interactiva por conseguir y mantener clientes.
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